Tra cứu quy trình
Hỏi cách thực hiện một công việc và mở đúng hướng dẫn liên quan.
Giải pháp CIAXI
Trợ lý AI nội bộ giúp nhân viên tìm đúng thông tin để làm việc
Trợ lý AI nội bộ trên CIAXI tra cứu tài liệu doanh nghiệp bằng Knowledge Base và RAG. Nhân viên đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên, xem nội dung liên quan và tiếp tục một workflow khi công việc cần thêm bước xử lý.
Phù hợp với doanh nghiệp có tài liệu phân tán và nhiều câu hỏi lặp lại giữa các phòng ban.
Vấn đề cần xử lý
Nhân viên biết thông tin tồn tại, nhưng không biết nó nằm ở đâu
Tài liệu phân tán
Hướng dẫn, biểu mẫu và quy trình nằm ở nhiều thư mục hoặc hệ thống khác nhau.
Hỏi lại người cũ
Kiến thức vận hành phụ thuộc vào một vài nhân sự có kinh nghiệm.
Tìm kiếm theo từ khóa khó
Nhân viên nhớ ý cần hỏi nhưng không nhớ đúng tên file hoặc thuật ngữ trong tài liệu.
Câu trả lời thiếu nguồn
Một câu trả lời nhanh vẫn khó sử dụng nếu người đọc không kiểm tra được nội dung gốc.
Từ câu hỏi của nhân viên đến đúng tài liệu và bước tiếp theo
Trợ lý tập trung vào phạm vi kiến thức doanh nghiệp cung cấp, không thay thế quyền phê duyệt của người phụ trách.
Nhân viên đặt câu hỏi
Người dùng hỏi bằng cách diễn đạt quen thuộc thay vì phải nhớ tên tài liệu.
Tối ưu câu hỏi theo ngữ cảnh
Hệ thống làm rõ câu hỏi nhiều lượt trước khi tìm nội dung liên quan.
Tìm và tổng hợp nguồn
Knowledge Base kết hợp các phương thức tìm kiếm để lấy đúng đoạn tài liệu.
Trả lời hoặc chạy workflow
Nhân viên nhận hướng dẫn, mở nguồn hoặc tiếp tục bước nghiệp vụ đã cấu hình.
Dữ liệu và ranh giới
Kho kiến thức có thể cập nhật theo cách doanh nghiệp vận hành
Nguồn có thể gồm quy trình nội bộ, hướng dẫn sử dụng, câu hỏi thường gặp và tài liệu nghiệp vụ.
Nhóm quản trị có thể phân quyền tài nguyên theo thành viên hoặc nhóm để người dùng chỉ truy cập nội dung phù hợp.
Xem thêm kết nối nguồn kiến thức cho trợ lý AI và các tính năng CIAXI liên quan.
Những việc vẫn cần người phụ trách xác nhận
- ✓ Phê duyệt ngoại lệ chính sách
- ✓ Quyết định liên quan đến quyền hạn
- ✓ Nội dung chưa có trong Knowledge Base
- ✓ Tài liệu cần kiểm tra phiên bản mới nhất
Ứng dụng thực tế
Những câu hỏi nội bộ có thể đưa vào POC
Tìm biểu mẫu
Xác định biểu mẫu cần dùng theo loại yêu cầu và bộ phận.
Hỏi đáp hệ thống
Hướng dẫn thao tác thường gặp trước khi chuyển sang đội hỗ trợ.
Thiết kế flow theo quy trình đang vận hành
Mỗi node có input, output và điều kiện riêng. Đội triển khai có thể kiểm tra từng bước trước khi mở rộng phạm vi hoặc thêm công cụ mới.
Với tác vụ chưa đủ dữ liệu, gặp lỗi tích hợp hoặc cần người có quyền xác nhận, workflow nên dừng và chuyển người phụ trách.
Chuẩn bị POC
Thống nhất dữ liệu, phạm vi và cách nghiệm thu trước khi chạy
POC nên trả lời một câu hỏi cụ thể: workflow có xử lý đúng nhóm yêu cầu đã chọn trên dữ liệu thật của doanh nghiệp hay không?
01
Câu hỏi thực tế
Lấy các yêu cầu đã từng xuất hiện, gồm cả trường hợp rõ ràng và trường hợp dễ gây nhầm.
02
Nguồn được phép dùng
Chọn tài liệu đang có hiệu lực, xác định người cập nhật và loại bản cũ khỏi phạm vi tìm kiếm.
03
Điểm dừng của AI
Ghi rõ lúc nào workflow hỏi thêm, báo thiếu dữ liệu, chuyển người hoặc chờ phê duyệt.
04
Baseline hiện tại
Ghi lại cách quy trình đang vận hành để kết quả sau thử nghiệm có điểm đối chiếu.
| Chỉ số | Câu hỏi cần trả lời | Trước POC | Sau POC | Kết luận |
|---|---|---|---|---|
| Câu hỏi có nguồn phù hợp | Bao nhiêu câu hỏi tìm được tài liệu đủ để trả lời? | Điền baseline | Điền kết quả | Đạt, chưa đạt và lý do |
| Chủ đề chưa có dữ liệu | Nhân viên đang hỏi gì mà kho kiến thức chưa bao phủ? | Điền baseline | Điền kết quả | Đạt, chưa đạt và lý do |
| Tỷ lệ cần chuyển người | Những câu hỏi nào vẫn phụ thuộc vào chuyên gia nội bộ? | Điền baseline | Điền kết quả | Đạt, chưa đạt và lý do |
Sau khi chạy thật
Mỗi câu hỏi chưa xử lý tốt là đầu vào cho lần cập nhật tiếp theo
Knowledge Base và workflow cần được vận hành như một quy trình, không phải cấu hình một lần rồi để nguyên.
- Ghi nhậnLưu câu hỏi không tìm thấy nguồn, phản hồi chưa tốt và lỗi công cụ.
- Phân loạiTách lỗi dữ liệu, lỗi tìm kiếm, lỗi workflow và yêu cầu nằm ngoài phạm vi.
- Cập nhậtSửa nguồn, điều kiện hoặc công cụ đúng với nguyên nhân đã xác định.
- Kiểm thử lạiChạy lại câu hỏi cũ và một nhóm câu hỏi gần giống trước khi xuất bản thay đổi.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi về trợ lý ai nội bộ giúp nhân viên tìm đúng thông tin để làm việc
Trợ lý AI nội bộ có đọc được tài liệu doanh nghiệp không?
Có. Doanh nghiệp có thể xây Knowledge Base từ các tài liệu và nội dung được phép sử dụng. Chất lượng câu trả lời phụ thuộc vào phạm vi và chất lượng của nguồn.
Nhân viên có xem được nguồn câu trả lời không?
CIAXI hỗ trợ trích dẫn và trình đọc phân đoạn để người dùng mở nội dung gốc liên quan. Đội triển khai cần kiểm tra cấu hình hiển thị nguồn trong luồng thực tế.
Có phân quyền theo phòng ban được không?
CIAXI có cơ chế phân quyền theo tài nguyên, thành viên và nhóm. Cấu trúc quyền nên được thiết kế theo kho kiến thức và trách nhiệm của từng bộ phận.
Trợ lý có thay thế việc phê duyệt không?
Không nên. Trợ lý phù hợp với tra cứu và hướng dẫn. Các quyết định có quyền hạn, ngoại lệ hoặc rủi ro vẫn cần người phụ trách xác nhận.
Nên bắt đầu từ kho tài liệu nào?
Chọn một nhóm tài liệu đang được dùng thường xuyên, có người chịu trách nhiệm cập nhật và có câu hỏi thực tế để kiểm thử.
Bắt đầu bằng một workflow nhỏ và dễ kiểm tra
Chọn một nhóm yêu cầu, chuẩn bị dữ liệu và xác định lúc nào cần chuyển nhân viên. Sau khi flow chạy ổn định, doanh nghiệp mới mở rộng thêm kênh hoặc tích hợp.