Nghỉ phép và chấm công
Tìm điều kiện, biểu mẫu và đầu mối xử lý theo tài liệu hiện hành.
Giải pháp CIAXI
Trợ lý AI tra cứu chính sách, trả lời kèm nội dung để kiểm tra
Trợ lý tra cứu chính sách trên CIAXI tìm nội dung trong bộ tài liệu doanh nghiệp đã chọn và trả lời theo câu hỏi tự nhiên. Nhân viên có thể mở lại nguồn liên quan, còn trường hợp ngoại lệ được chuyển cho người phụ trách.
Phù hợp với HR, hành chính và vận hành khi nhân viên thường hỏi về chính sách nhưng cần câu trả lời có căn cứ.
Vấn đề cần xử lý
Chính sách chỉ hữu ích khi nhân viên tìm được đúng phiên bản
Không biết tìm ở đâu
Nhân viên nhớ nội dung cần hỏi nhưng không biết tên văn bản hoặc thư mục.
Câu hỏi có nhiều cách diễn đạt
Từ khóa người dùng nhập có thể khác hoàn toàn câu chữ trong tài liệu.
Ngoại lệ bị hiểu như quy tắc
Một câu trả lời chung có thể không phù hợp với tình huống cần phê duyệt riêng.
Nguồn cũ còn tồn tại
Nhiều phiên bản làm tăng nguy cơ áp dụng nhầm quy định.
Tìm nguồn trước, xác định ngoại lệ sau
Trợ lý hỗ trợ tra cứu. Người có thẩm quyền vẫn quyết định cách áp dụng trong trường hợp riêng.
Nhận câu hỏi
Nhân viên mô tả tình huống bằng cách nói quen thuộc.
Làm rõ phạm vi
Workflow hỏi thêm bộ phận, loại yêu cầu hoặc dữ liệu còn thiếu.
Tìm văn bản liên quan
Knowledge Base lấy đoạn chính sách hoặc quy trình phù hợp.
Trả lời hoặc chuyển người
Người dùng mở nguồn, còn ngoại lệ được chuyển đúng đầu mối.
Dữ liệu và ranh giới
Một nguồn chính cho mỗi chính sách đang có hiệu lực
Kho kiến thức nên loại bỏ bản hết hiệu lực hoặc gắn nhãn rõ để hệ thống ưu tiên đúng nguồn.
Câu trả lời cần nêu giới hạn khi tài liệu không bao phủ tình huống, thay vì diễn giải ngoại lệ như một quy tắc chung.
Xem thêm cách RAG tìm thông tin trong tài liệu và các tính năng CIAXI liên quan.
Các nội dung không nên để AI tự quyết định
- ✓ Ngoại lệ cần cấp quản lý phê duyệt
- ✓ Trường hợp liên quan quyền lợi cá nhân
- ✓ Hai tài liệu có nội dung mâu thuẫn
- ✓ Chính sách chưa có ngày hiệu lực rõ
Ứng dụng thực tế
Những nhóm chính sách thường được hỏi lại
Chi phí và công tác
Tra cứu quy trình chuẩn bị hồ sơ trước khi gửi người phê duyệt.
Quy trình hành chính
Chỉ dẫn đúng bước và tài liệu cần dùng cho từng yêu cầu.
Thiết kế flow theo quy trình đang vận hành
Mỗi node có input, output và điều kiện riêng. Đội triển khai có thể kiểm tra từng bước trước khi mở rộng phạm vi hoặc thêm công cụ mới.
Với tác vụ chưa đủ dữ liệu, gặp lỗi tích hợp hoặc cần người có quyền xác nhận, workflow nên dừng và chuyển người phụ trách.
Chuẩn bị POC
Thống nhất dữ liệu, phạm vi và cách nghiệm thu trước khi chạy
POC nên trả lời một câu hỏi cụ thể: workflow có xử lý đúng nhóm yêu cầu đã chọn trên dữ liệu thật của doanh nghiệp hay không?
01
Câu hỏi thực tế
Lấy các yêu cầu đã từng xuất hiện, gồm cả trường hợp rõ ràng và trường hợp dễ gây nhầm.
02
Nguồn được phép dùng
Chọn tài liệu đang có hiệu lực, xác định người cập nhật và loại bản cũ khỏi phạm vi tìm kiếm.
03
Điểm dừng của AI
Ghi rõ lúc nào workflow hỏi thêm, báo thiếu dữ liệu, chuyển người hoặc chờ phê duyệt.
04
Baseline hiện tại
Ghi lại cách quy trình đang vận hành để kết quả sau thử nghiệm có điểm đối chiếu.
| Chỉ số | Câu hỏi cần trả lời | Trước POC | Sau POC | Kết luận |
|---|---|---|---|---|
| Câu hỏi có nguồn | Bao nhiêu câu trả lời dựa trên chính sách đang có hiệu lực? | Điền baseline | Điền kết quả | Đạt, chưa đạt và lý do |
| Ngoại lệ được chuyển đúng | Trường hợp nào cần người có thẩm quyền xử lý? | Điền baseline | Điền kết quả | Đạt, chưa đạt và lý do |
| Tài liệu cần cập nhật | Chủ đề nào tạo nhiều câu hỏi hoặc kết quả mâu thuẫn? | Điền baseline | Điền kết quả | Đạt, chưa đạt và lý do |
Sau khi chạy thật
Mỗi câu hỏi chưa xử lý tốt là đầu vào cho lần cập nhật tiếp theo
Knowledge Base và workflow cần được vận hành như một quy trình, không phải cấu hình một lần rồi để nguyên.
- Ghi nhậnLưu câu hỏi không tìm thấy nguồn, phản hồi chưa tốt và lỗi công cụ.
- Phân loạiTách lỗi dữ liệu, lỗi tìm kiếm, lỗi workflow và yêu cầu nằm ngoài phạm vi.
- Cập nhậtSửa nguồn, điều kiện hoặc công cụ đúng với nguyên nhân đã xác định.
- Kiểm thử lạiChạy lại câu hỏi cũ và một nhóm câu hỏi gần giống trước khi xuất bản thay đổi.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi về trợ lý ai tra cứu chính sách, trả lời kèm nội dung để kiểm tra
Trợ lý có tự giải thích chính sách không?
Trợ lý tổng hợp nội dung từ nguồn được chọn. Với ngoại lệ hoặc câu chữ có thể hiểu theo nhiều cách, workflow nên chuyển người phụ trách.
Làm sao biết câu trả lời dựa vào đâu?
CIAXI hỗ trợ trích dẫn và mở phân đoạn liên quan. Đội triển khai nên bật và kiểm tra cách hiển thị nguồn trong luồng sử dụng.
Có phân quyền chính sách theo phòng ban không?
Có thể phân quyền tài nguyên theo thành viên và nhóm. Cấu trúc quyền phải được kiểm thử với tài khoản của từng vai trò.
Nếu có hai phiên bản chính sách thì sao?
Đội quản trị cần xác định bản có hiệu lực và loại bỏ hoặc tách bản cũ khỏi phạm vi tìm kiếm. AI không nên tự chọn giữa hai nguồn mâu thuẫn.
Trang này khác trợ lý AI nội bộ thế nào?
Trang này tập trung vào chính sách, quy trình và yêu cầu có nguồn kiểm tra. Trợ lý nội bộ có phạm vi rộng hơn, gồm cả hướng dẫn công cụ và kiến thức phòng ban.
Bắt đầu bằng một workflow nhỏ và dễ kiểm tra
Chọn một nhóm yêu cầu, chuẩn bị dữ liệu và xác định lúc nào cần chuyển nhân viên. Sau khi flow chạy ổn định, doanh nghiệp mới mở rộng thêm kênh hoặc tích hợp.